Bagaimanakah Solusi Layanan Berbasis Mobile dapat Mengurangi Biaya Operasional? (Bag 2)

Bagaimanakah_Solusi_Layanan_Berbasis_Mobile_dapat_Mengurangi_Biaya_Operasional?

Author: Irfan Hilmy.


Bagaimanakah Solusi Layanan Berbasis Mobile Dapat Mengurangi Biaya Operasional? (Bag 2)

Melanjutkan artikel sebelumnya yang berjudul Bagaimanakah Solusi Layanan Berbasis Mobile Dapat Mengurangi Biaya Operasional? (Bagian 1).
Maka berikut ini kita akan lanjutkan bahasan Solusi Layanan Berbasis Mobile ini. Kali ini tema yang akan dibahas tentang Lima cara tentang bagaimana penerapan layanan mobile dapat mengurangi biaya operasional, terutama di Indonesia.

Lima cara tentang bagaimana penerapan layanan mobile dapat mengurangi biaya operasional suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa dan distribusi yang berkaitan erat dengan kunjungan Teknisi ataupun Sales Person, secara umum adalah sebagai berikut:

1. Eliminasi duplikasi data entry

Proses manual dengan menggunakan kertas membutuhkan tenaga lebih untuk mengolahnya lebih lanjut menjadi data elektonik, sehingga akan menyebabkan potensi error yang lebih besar dan kecepatan datangnya informasi menjadi sangat lambat. Dengan menggunakan alat bantu seperti mobile device, akan memberikan nilai tambah dalam hal input data yang lebih akurat, cepat dan langsung menjadi data elektronik yang dapat dioleh lebih lanjut oleh personil back office untuk diverifikasi dan menjadi dokumen valid.

Jumlah error yang mungkin terjadi saat pengisian data entry ulang misalkan satu error per 300 Keystrokes. Satu transaksi misalkan terdapat 30 keystrokes, dimana satu dari setiap 10 transaksi terdapat error. Jika rata-rata biaya untuk mengoreksi error yang terjadi adalah Rp50.000, sebuah perusahaan dengan 10.000 transaksi per tahun bisa menghemat Rp50.000.000 tiap tahun dari mengoreksi error yang ditimbulkan dari data-entry.

2. Akurasi Inventory dengan menggunakan barcode scanning

Pemakaian barcode Scanning dan RFID merupakan metode yang dapat digunakan untuk managemen dan pelacakan inventory. Berikut adalah masalah umum yang ditimbulkan akibat tidak menggunakan metode pelacakan inventory:

  • Pencurian Inventory yang dilakukan oleh pegawai.
  • Barang-barang bekas atau sisa yang tidak tercatat dibiarkan di tempat kerja.
  • Mengeluarkan biaya tambahan karena sejumlah barang yang sebenarnya tidak perlu dibeli lebih banyak.
  • Memesan barang terlalu cepat padahal sudah tersedia dalam stok.

3. Eliminasi biaya lembur tambahan karena pencatatan manual

Saat pegawai bekerja di lapangan, mereka diharuskan untuk melakukan pencatatan rekapitulasi jam kerja hariannya. Jam kerja yang tercatat secara manual tentunya berhubungan dengan setiap work order / job yang dilaksanakan tiap harinya sehingga akan menyebabkan akurasi yang tidak tepat karena tidak tercatat secara elektronis melalui sistem. Penghematan yang mungkin terjadi akibat biaya Lembur adalah sekitar 10 % dari jumlah jam lembur yang dilaporkan secara manual. Validasi jumlah jam kerja dapat dilakukan dengan melihat tracking time setiap transaksi, di mana setiap task yang diberikan akan tercatat durasi pengerjaannya, termasuk jumlah jam yang dibutuhkan untuk menuju ke lokasi yang mungkin saja tidak tercatat sebagai jam kerja pegawai tersebut dengan acuan work order.

4. Mengurangi Order to Cash Cycle

Ketika invoice dan work order diproses secara manual, sangat umum proses yang terjadi dilakukan selama 7-10 hari (tergantung dari tiap perusahaan). Jika pemrosesan invoice dan document secara elektronis, tidak akan terjadi keterlambatan hari untuk mentransfer dokumen fisik dan melakukan data entry ke dalam sistem. Dengan demikan invoice dapat diterbitkan keesokan harinya, dan mengurangi Order to Cash Cycle selama 5 hari atau lebih. Menurunkan DSO (Days Sales Outstanding) dan meningkatkan cash flow adalah kunci dalam mengukur kinerja operasional untuk bagian keuangan (Finance) Perusahaan.

5. Mengurangi tenaga kerja, kilometer dan maintenance karena Optimisasi Rute

Solusi optimisasi rute dapat mengoptimalkan penugasan dan urutan pemberhentian dengan melihat kumpulan work order saat ini, waktu yang terjadwalkan, waktu kunjungan antar lokasi, dan batasan keahlian atau peralatan. Perusahaan yang mengalokasikan banyak lokasi tujuan ke pelanggan, akan mengalami kesulitan untuk mengoptimalkan rute kunjungan tersebut. Routing Engine dapat mengoptimalkan jadwal kunjungan, yang memiliki keuntungan sebagai berikut:

a. Lebih banyak lokasi untuk dikunjungi.
b. Lebih sedikit kilometer yang dilalui untuk menuju lokasi yang dituju berdasarkan rute yang dioptimalkan.
c. Lebih sedikit tenaga kerja, di mana sumber daya yang lebih sedikit dapat menghasilkan jumlah pekerjaan yang sama.
d. Lebih sedikit perawatan, dikarenakan kendaraan yang digunakan lebih sedikit dan optimal.

Ketika jumlah pemberhentian atau lokasi yang dikunjungi tiap harinya lebih banyak, perusahaan dapat menghemat setidaknya 10% dari total biaya transportasi (Kendaraan, tenaga kerja, perawatan, dll).

Salah satu perusahaan yang mengembangkan Solusi Layanan Berbasis Mobile di Indonesia adalah Lintas Media Danawa (LMD). Salah Satu layanan LMD adalah aplikasi mobile yang menunjang bisnis perusahaan.

ascendish_logountuk informasi tentang Layanan Berbasis Mobile di Indonesia ini hubungi:

Lintas Media Danawa
Email: marketing@lintasmediadanawa.com
Telp: +6221 7590 1212
web: lintasmediadanawa.com

Referensi:
– BizSpeed, Inc. 2014. 5 Ways Mobile Field Solutions can Rapidly Reduce Costs. – – . 17 Maret 2014

 

JIka anda Menyukai Artikel kami, silahkan masukkan alamat email anda [wysija_form id="1"]